Archivwissen: Ein Begleitzettel macht einen Erinnerungsordner verständlich

Dateien brauchen erklärende Angaben Das Digital Preservation Handbook der DPC beschreibt Metadaten und Dokumentation als Grundlage dafür, digitale Inhalte langfristig zu finden, zu verstehen und zu benutzen. Dazu gehört auch, Veränderungen und frühere Bearbeitungsschritte nachvollziehbar zu halten. Dies ist eine Einordnung vorhandenen Fachwissens, keine neue technische Pflicht für private Archive.

Für zuhause genügt oft ein einfacher Begleitzettel. Lege im Ordner „Gartenfest“ eine Textdatei an, die erklärt, was darin liegt. Verwende ein verbreitet lesbares Textformat und einen eindeutigen Namen wie „LIESMICH“.

Fünf Fragen beantworten Notiere, welches Ereignis die Sammlung betrifft, wer die Dateien erstellt oder übergeben hat, welcher Zeitraum gemeint ist, welche Bearbeitungen du vorgenommen hast und was bei einer Weitergabe zu beachten ist. Trenne sichere Angaben von Vermutungen. „Vermutlich Sommer 1998“ ist hilfreicher als ein erfundenes exaktes Datum.

Wenn du Bilder umbenennst, bewahre die ursprünglichen Namen in einer Zuordnung oder in einer gesonderten Liste. Ein neuer Dateiname kann Ordnung schaffen, sollte aber die Herkunft nicht unsichtbar machen. Beschreibe auch, wenn ein Foto nur als zugeschnittene Kopie vorliegt.

Den Zettel mit dem Ordner reisen lassen Kopiere die Erklärung zusammen mit den Dateien. Teste sie mit einer Person, die das Ereignis nicht kennt: Kann sie erkennen, welcher Ordner gemeint ist und wie die Inhalte zusammengehören? Fehlende Informationen lassen sich so gezielt ergänzen.

Eine Begleitnotiz ersetzt keine technische Integritätsprüfung. Sie löst ein anderes Problem: Eine unveränderte Datei kann ohne Kontext trotzdem unverständlich sein. Halte den Text deshalb kurz genug, dass du ihn bei Änderungen tatsächlich pflegst, und datiere wesentliche Ergänzungen.

Quelle: Originalquelle und weitere Informationen. Quellenprüfung: 2. Oktober 2026. Ratgeber; keine Tagesnachricht.