Archivwissen: Eine Erinnerungs-Tabelle als CSV braucht erklärte Spalten

Ein einfaches Format mit klarer Grenze

Die Library of Congress beschreibt CSV als einfaches Format für rechteckige Tabellen aus Zahlen und Text. Ihre Formatbeschreibung wurde zuletzt wesentlich am 7. Mai 2024 aktualisiert. Dieser Beitrag ist ein Ratgeber zu dieser dokumentierten Grundlage, keine Nachricht über ein neues Dateiformat.

Ein privates Verzeichnis mit Bildnummer, Ort und Beschreibung lässt sich damit in einer wenig komplexen Form zusätzlich sichern. Die Einfachheit bedeutet allerdings nicht, dass sämtliche Eigenschaften einer umfangreichen Tabellenarbeitsmappe erhalten bleiben. Bewahre die ursprüngliche Arbeitsdatei neben dem Export auf.

Die Spalten verständlich machen

Verwende eindeutige Überschriften und beschreibe in einer Begleitnotiz, was leere Felder bedeuten. Steht ein leeres Datum für „unbekannt“ oder für „noch nicht eingetragen“? Diese Unterscheidung lässt sich später nicht aus dem Trennzeichen erraten.

Teste den Export mit Einträgen, die Umlaute, Kommas und mehrzeilige Beschreibungen enthalten. Öffne ihn wieder in einem geeigneten Programm und prüfe, ob die Werte noch den richtigen Spalten zugeordnet sind. Eine Datei kann formal lesbar sein und trotzdem falsch importiert wirken, wenn Zeichensatz oder Trennung nicht passen.

Zusammenhänge erhalten

Wenn die Liste auf Bilddateien verweist, müssen diese Dateien mitbewahrt werden. Kontrolliere einige Verweise vom Tabelleneintrag bis zum wirklichen Bild. Notiere Exportdatum und verwendete Einstellungen. Die CSV-Datei ist dann eine überprüfte zusätzliche Darstellung deiner Sammlung; sie ersetzt weder die Medien selbst noch die Erklärung ihrer Beziehungen.

Quelle: Library of Congress: CSV. Quellenprüfung: 3. Oktober 2026. Archivratgeber beziehungsweise ausdrücklich datierte Einordnung; keine unbelegte Tagesneuigkeit.