Archivwissen: Vor einer Übergabe an ein Ortsarchiv eine kleine Bestandsliste erstellen

Eine Anfrage ist noch keine Übernahme

Das DPC-Handbuch betont bei der Übernahme digitaler Sammlungen Dokumentation, Auswahl und ausreichende Vereinbarungen. Ein Archiv muss einschätzen können, welche Inhalte es übernimmt und welche dauerhaften Aufgaben damit verbunden sind. Das gilt auch dann, wenn eine private Sammlung einen interessanten lokalen Bezug hat.

Sende deshalb nicht ungefragt den gesamten Familienbestand an eine Einrichtung. Beginne mit einer verständlichen Anfrage über den offiziellen Kontaktweg. Beschreibe Zeitraum, Thema und ungefähren Umfang, ohne private Dateien bereits öffentlich bereitzustellen.

Eine überschaubare Beschreibung vorbereiten

Erstelle eine Liste der vorhandenen Materialarten: Briefe, Fotos, Tonaufnahmen oder digitale Texte. Ergänze, woher sie stammen und was über ihre Entstehung bekannt ist. Markiere Unsicherheiten, statt Urheber oder Daten zu vermuten.

Ein kleiner erlaubter Beispielausschnitt kann später helfen, wenn das Archiv darum bittet. Halte zugleich fest, welche Inhalte private Angaben weiterer Personen enthalten. Die bloße Tatsache, dass eine Datei in deinem Ordner liegt, beantwortet nicht jede Frage nach ihrer späteren Nutzung.

Die Vereinbarung verständlich lesen

Kläre, ob eine Kopie oder ein Original übergeben werden soll, wer den Inhalt zugänglich machen darf und welche Beschränkungen vereinbart werden. Das ist eine Vorbereitung auf die konkrete Absprache, keine pauschale Rechtsauskunft. Bewahre die bestätigte Übergabeliste zusammen mit deiner eigenen Kopie auf. Erst eine nachvollziehbare Übernahmebestätigung zeigt, welche Teile die Einrichtung tatsächlich erhalten hat; eine gesendete Nachricht allein belegt das nicht.

Quelle: Digital Preservation Coalition: acquisition and appraisal. Quellenprüfung: 3. Oktober 2026. Archivratgeber beziehungsweise ausdrücklich datierte Einordnung; keine unbelegte Tagesneuigkeit.