Archivratgeber: Eigene Abkürzungen in einem kleinen Archivwörterbuch erklären

Vertraute Kürzel altern schneller als die Dateien

Ein Ordner mit den Namen AG, HZ und SO kann für seine Erstellerin selbstverständlich sein und für andere Menschen völlig unverständlich bleiben. Das Handbuch der Digital Preservation Coalition betont die Rolle von Metadaten und Dokumentation beim Bewahren digitaler Materialien. Eine kleine eigene Begriffsliste ist eine praktische Anwendung dieses Prinzips. Sie erklärt die Sprache deiner Ablage, ohne die gesamten Dateien sofort umbenennen zu müssen.

Nur tatsächlich verwendete Begriffe aufnehmen

Gehe durch einen überschaubaren Teil deiner Sammlung und notiere Kürzel, die ohne Vorwissen mehrdeutig sind. Ergänze ihre Bedeutung und ein konkretes Beispiel. HZ könnte in einem Bestand Hochzeit und in einem anderen Handzettel meinen. Verwende deshalb nicht einfach eine allgemeine Abkürzungsliste aus dem Internet. Wenn du die Bedeutung selbst nicht mehr sicher kennst, markiere sie als offen und halte eine mögliche Erklärung getrennt fest.

Die Liste an der Sammlung prüfen

Bitte eine vertraute Person, anhand des Wörterbuchs einige Dateien zu finden. Achte darauf, welche Begriffe weiterhin Fragen auslösen. Ergänze bei Bedarf den Zusammenhang, beispielsweise dass ein Kürzel nur für einen bestimmten Zeitraum verwendet wurde. Speichere die Erklärung in einer einfachen lesbaren Form zusammen mit dem betroffenen Bestand. Ein Wörterbuch muss nicht groß sein, um nützlich zu werden. Es soll die tatsächlich vorhandene Ordnung verständlich machen und kann bei späteren Änderungen wachsen. Neue Kürzel sollten nicht stillschweigend alte Bedeutungen ersetzen. Eine kurze datierte Ergänzung hält nachvollziehbar, wie sich die eigene Ablagesprache verändert hat.