Archivratgeber: Doppelte Kennnummern beim Zusammenführen zweier Sammlungen auflösen

Zweimal Datei 001 ist noch keine gemeinsame Identität

Zwei Personen haben ihre Erinnerungsstücke unabhängig nummeriert. Beim Zusammenführen gibt es jeweils einen Eintrag 001. Das DPC-Handbuch erläutert die Rolle dauerhafter Identifikatoren für die verlässliche Zuordnung digitaler Objekte. Für eine kleine private Sammlung bedeutet das vor allem: Eine Kennnummer braucht einen geklärten Geltungsbereich. Ähnliche Nummern beweisen weder gleiche Dateien noch denselben Gegenstand.

Die Herkunft sichtbar ergänzen

Vergib vor der Zusammenführung einen einfachen Sammlungszusatz, etwa A-001 und B-001, und notiere die bisherigen Nummern. Verändere nicht sofort alle Originaldateinamen. Erstelle zuerst eine Zuordnungsliste mit Quelle, bisheriger Kennung und geplanter gemeinsamer Kennung. Prüfe, ob Bildunterschriften oder Begleittexte auf die alten Nummern verweisen. Solche Verweise müssen später weiterhin verständlich bleiben.

Einen Konflikt bewusst testen

Wähle zwei gleich nummerierte Einträge und kontrolliere, ob sie nach dem Zusammenführen getrennt auffindbar sind. Wenn es tatsächlich dieselbe Datei ist, dokumentiere diese Feststellung gesondert; eine identische Nummer reicht dafür nicht. Bewahre die Zuordnungsliste mit der Sammlung auf und erläutere ihre Spalten. Die hier verwendeten Kürzel sind ein einfacher eigener Ordnungsplan, kein weltweit registriertes Kennungssystem. Ihr Nutzen liegt in einer stabilen lokalen Zuordnung, die auch nach einem Ordnerwechsel verständlich bleibt.