Archivratgeber: Den Zeitpunkt einer Beschreibung vom Datum des Gegenstands trennen

Zwei Daten mit verschiedenen Aufgaben

Ein Foto von einer alten Uhr wird heute beschrieben. Das Foto entstand vielleicht vor Jahren, die Uhr ist noch älter und ihr genaues Herstellungsdatum unbekannt. Das DPC-Handbuch erläutert Dokumentation und Metadaten als Hilfe, um Entstehung und spätere Bearbeitung verständlich zu halten. Eine einzige Datumsangabe kann diese verschiedenen Vorgänge nicht sauber ausdrücken. Unser Vorschlag richtet sich an eine eigene kleine Bestandsliste.

Die Fragen getrennt beantworten

Verwende verständliche Bezeichnungen: Wann entstand die Aufnahme, auf welchen Zeitraum bezieht sich der Gegenstand und wann wurde die Beschreibung verfasst? Trage nur bekannte Daten ein. Ein ungefährer Zeitraum darf als solcher im Text stehen; ein Pflichtfeld rechtfertigt keine erfundene Genauigkeit. Falls du ein älteres Datum aus einer Notiz übernimmst, benenne diese Notiz als Quelle. Die heutige Beschreibung wird dadurch nicht selbst zu einem damaligen Dokument. Ein unbekanntes Herstellungsjahr bleibt eine offene Frage.

Ergänzungen nachvollziehbar halten

Findest du später einen Beleg, ergänze die Einordnung mit einem eigenen Änderungsdatum. Du musst nicht jede sprachliche Kleinigkeit protokollieren, wohl aber einen Wechsel von Vermutung zu gesichertem Wissen erklären können. Prüfe eine Beispielzeile mit einer anderen Person: Kann sie erkennen, welches Datum wofür steht? Vermeide Abkürzungen, deren Bedeutung nur du kennst. Die Sammlung gewinnt so einen nachvollziehbaren Zeitbezug, ohne eine automatische historische Datierung zu behaupten oder ältere Inhalte auf das Datum der aktuellen Arbeit umzudatieren.