Archivratgeber: Eine freigegebene Lesefassung nach der Schwärzung kontrollieren

Unsichtbar ist nicht immer entfernt

Du möchtest einen eigenen Brief zeigen und dabei eine private Anschrift verbergen. Eine schwarze Fläche im Dokument kann überzeugend aussehen, ohne darunterliegende Informationen sicher zu entfernen. Das DPC-Handbuch zur Informationssicherheit empfiehlt, sensible Bearbeitungen an einer Kopie vorzunehmen, und beschreibt versteckte Informationen in Dokumentformaten. Daraus folgt eine praktische Prüfaufgabe: Beurteile nicht nur das sichtbare Ergebnis, sondern auch den vorgesehenen Weitergabeweg.

Das Original getrennt bewahren

Arbeite mit einer ausdrücklich benannten Lesefassung. Bestimme zuerst, welche Angaben für den Empfängerkreis entbehrlich sind. Nutze eine geeignete tatsächliche Schwärzungsfunktion, statt bloß ein Zeichenobjekt darüberzulegen. Welche Funktion vorhanden ist, hängt vom verwendeten Programm ab. Falls du ihre Wirkung nicht beurteilen kannst, gib die betreffende Datei noch nicht weiter und kläre den Ablauf mit geeigneter Hilfe. Eine Umwandlung in ein anderes Format sollte ebenfalls kontrolliert werden, nicht als pauschale Sicherheitsgarantie gelten.

Den tatsächlichen Export ansehen

Öffne genau die Datei, die du weitergeben möchtest, erneut. Prüfe sichtbare Seiten, Dateieigenschaften und soweit möglich Suche oder Textauswahl an den bearbeiteten Stellen. Auch Kommentare, Anhänge oder alte Versionen können für die Weitergabe wichtig sein. Dieser kurze Rundgang deckt nicht jedes technische Risiko auf, kann aber offensichtliche Fehler zeigen. Bewahre die Lesefassung mit einem Hinweis auf die vorgenommenen Auslassungen auf. So bleibt deutlich, dass sie eine bewusste Auswahl und kein unveränderter Originalbrief ist.