Archivratgeber: Bei einer gemeinsamen Sammlung Lese- und Bearbeitungsaufgaben trennen

Helfen heißt nicht alles verändern dürfen

Wenn mehrere Menschen ein privates Archiv betreuen, unterscheiden sich ihre Aufgaben. Jemand möchte Fotos ansehen, eine andere Person ergänzt Beschreibungen, eine dritte verwaltet Sicherungskopien. Das DPC-Handbuch behandelt Lese-, Schreib-, Verschiebe- und Löschberechtigungen als getrennte Fragen. Diese Einordnung lässt sich auf die Planung einer gemeinsamen Sammlung übertragen. Sie bedeutet nicht, dass jede hier genannte Berechtigungsart in einem bestimmten Memorykapsel-Modul als Schalter verfügbar ist.

Aufgaben vor Werkzeugen beschreiben

Schreibe für eine kleine Auswahl auf, wer nur lesen und wer tatsächlich bearbeiten soll. Unterscheide dabei das Original von einer Arbeitskopie. Für eine reine Durchsicht reicht möglicherweise eine bewusst bereitgestellte Lesefassung. Zum Ergänzen von Bildbeschreibungen braucht niemand automatisch die Möglichkeit, sämtliche Originale zu löschen. Prüfe die tatsächlich vorhandenen Einstellungen des verwendeten Speichers, statt aus einer Einladung auf ihre Reichweite zu schließen. Gib keine gemeinsamen Kontopasswörter weiter, nur weil die Rollenplanung noch unklar ist.

Den eigenen Zugang praktisch prüfen

Teste den vorgesehenen Weg mit harmlosen Beispieldateien und einer berechtigten zweiten Person. Kann sie nur das sehen und tun, was vereinbart wurde? Halte eine Abweichung fest und verwende den Weg erst für sensible Inhalte, wenn die Grenze geklärt ist. Wiederhole die Prüfung, wenn Aufgaben wechseln. Eine schriftliche Rollenliste ersetzt technische Kontrollen nicht, macht aber Erwartungen sichtbar. Dokumentiere auch, wer eine versehentliche Änderung untersuchen kann. Der Erfolg besteht in passenden, nachvollziehbaren Aufgaben und Zugängen, nicht in möglichst vielen vergebenen Rechten.