Archivratgeber: Die Herkunft einer geschenkten digitalen Sammlung als Übergabe festhalten

Die Übergabe ist ein eigenes Ereignis

Eine Verwandte schenkt dir einen Ordner mit digitalen Bildern. Du kennst ihre Namen und Motive nur teilweise. Statt sofort alle Dateien in deine bestehende Ordnung einzusortieren, kannst du zunächst die Übergabe beschreiben. Das DPC-Handbuch erklärt, dass Dokumentation das spätere Verständnis von Herkunft und Veränderungen unterstützt. Für eine private Sammlung genügt dafür oft eine kurze verständliche Begleitnotiz, solange ihre Grenzen erkennbar bleiben.

Das tatsächlich Bekannte aufschreiben

Notiere, von wem du den Ordner erhalten hast, wann dies geschah und wie die Dateien übergeben wurden. Erfasse die mitgelieferten Beschreibungen, ohne Vermutungen als ursprüngliche Angaben auszugeben. Frage nach, ob eine private Bewahrung oder eine weitergehende Verwendung besprochen wurde. Eine erhaltene Kopie überträgt nicht automatisch jede Erlaubnis zur Veröffentlichung. Offene Rechtefragen bleiben deshalb als offen dokumentiert.

Den ursprünglichen Zusammenhang erhalten

Bewahre vor einer eigenen Neuordnung eine nachvollziehbare Kopie oder Bestandsbeschreibung des übergebenen Zustands. Prüfe an einigen Dateien, ob Begleitnotiz und Pfade eindeutig zusammenpassen. Spätere Ergänzungen sollten als deine Arbeit erkennbar sein. Diese Vorgehensweise ist eine praktische Archivempfehlung und keine Bestätigung der historischen Herkunft jeder Datei. Sie hilft aber dabei, die sichere Information über die Übergabe nicht mit späterem Familienwissen oder eigenen Vermutungen zu vermischen.